home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / person / mclip30.zip / CONVERT.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-10-01  |  6KB  |  127 lines
  1.                          MONEYCLIP Files Conversion Utility
  2.  
  3.  
  4.  
  5.             If you wish to use files created by a version of Moneyclip
  6.             prior to version 3.0 it will be necessary to convert your
  7.             files to the expanded format.  A conversion utility program,
  8.             "$CONVERT.EXE"," has been included for this purpose.
  9.  
  10.             PLEASE NOTE!:  Be sure to read the following instructions in
  11.             their entirety before attempting the conversion.  The final
  12.             integrity of you data files depends on it!
  13.  
  14.             "Just in case", make a backup copy of the following files and
  15.             put it aside.  Then if something goes wrong while you are
  16.             converting the files you will not lose your data.
  17.  
  18.                  ACCOUNTS.BAL
  19.                  CONFIG.DAT
  20.                  CREDITS.DAT
  21.                  CREDITS.IDX (if it exists)
  22.                  DEBITS.DAT
  23.                  DEBITS.IDX (if it exists)
  24.  
  25.             Copy "$CONVERT.EXE" to the drive and/or directory containing
  26.             the above files. Be sure you are in the proper directory and
  27.             type "$CONVERT" (without quotes) and press <ENTER>.
  28.  
  29.             A menu with the following options will be displayed:
  30.  
  31.  
  32.             Convert v1.x to v3.0 - - - Converts files created by any
  33.                                        version One release of MONEYCLIP.
  34.  
  35.             Convert v2.x to v3.0 - - - Converts files created by any
  36.                                        version Two release of MONEYCLIP.
  37.  
  38.             Reassign Acct Numbers  - - Since version 3.0 of MONEYCLIP is
  39.                                        capable of utilizing up to forty
  40.                                        accounts, you may wish to change
  41.                                        the account numbers that were set
  42.                                        up with your previous version to
  43.                                        correspond to a new numbering
  44.                                        scheme.  Doing so, however, will
  45.                                        corrupt your debits data file in
  46.                                        that the old entries' account
  47.                                        numbers will not correspond to
  48.                                        your new entries.  Changing the
  49.                                        account numbers is not, by any
  50.                                        means, required.  You may just add
  51.                                        new accounts, if any, to the end
  52.                                        of the list of accounts, thus
  53.                                        eliminating the need to make any
  54.                                        changes.  However, if you decide
  55.                                        to change them this option will
  56.                                        allow you to change all old data
  57.                                        file account number notations to
  58.                                        match the new numbering scheme.
  59.  
  60.  
  61.                                        -1-
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                                        Only the old data files are
  68.                                        changed.  You will need to make
  69.                                        the changes to the program's
  70.                                        configuration in the normal
  71.                                        manner.
  72.  
  73.                                        CAUTION:  Perform this action ONLY
  74.                                        one time!  Additional use WILL
  75.                                        corrupt your data.  Also, it must
  76.                                        be done before the next menu
  77.                                        option is selected.
  78.  
  79.  
  80.             Delete Unused Files  - - - Removes the old data files that
  81.                                        are no longer needed by MONEYCLIP.
  82.                                        Do not perform this function until
  83.                                        all other use of this conversion
  84.                                        utility is accomplished.
  85.  
  86.  
  87.             After performing the selected steps to convert your files
  88.             replace the old version of "MONEYCLP.EXE" with the new one.
  89.  
  90.             You are now ready to use MONEYCLIP Version 3.0.  If you choose
  91.             to change the account numbers of your old data files the
  92.             following steps MUST be performed:
  93.  
  94.             1. Select "Account Balances" from the main menu to display
  95.                the account balances and make a list, on paper, of the
  96.                account names and balance amounts.  An easier way is to
  97.                turn on your printer and press <Print Screen>.
  98.  
  99.             2. Go to the Utility/Configure menu and re-configure your
  100.                accounts, adding any new ones desired.  Be sure the
  101.                account numbers correspond to the numbers you changed
  102.                during the use of the conversion utility program.
  103.  
  104.             3. Now go back to the main menu and choose "Accounts
  105.                Balances".  Select "Edit Balances" and change the account
  106.                balances of each of your old accounts to match the list
  107.                you made in step #1.  This is necessary because the
  108.                program records the balances of accounts based on the
  109.                account number, not it's name.  Be sure to check any new
  110.                accounts you created to be sure that their account balance
  111.                is correct.
  112.  
  113.                After making this change the first Monthly Report you
  114.                print may be somewhat meaningless.
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                        -2-